Nesta sessão, coorganizada pelo projeto DIAMAS, são apresentados resultados do projeto DIAMAS e discutem-se os seguintes tópicos:

• Qualidade na publicação institucional em acesso aberto;
• Centro de capacitação para o intercâmbio de conhecimentos e de ferramentas de colaboração;
• Sustentabilidade financeira da publicação institucional;
• Recomendações para líderes institucionais, financiadores/patrocinadores e decisores políticos.

As oradoras do webinar são Iryna Kuchma e Milica Ševkušić, membros da EIFL (Electronic Information for Libraries) e membros do projeto DIAMAS.

O conteúdo Boas Práticas em Acesso Aberto Diamante: Apresentação e Gravação do Webinar aparece primeiro em PUB IN.

Requisito 1 –  Âmbito e política editorial bem definidos (o âmbito não é necessário ser muito lato, uma vez que revistas mais regionais responderão a um nicho de mercado que faz com que sejam mais apelativas e assim mais facilmente aceites) 

• Como cumprir: escreva um texto bem elaborado e específico, que não deixe dúvidas aos leitores, com a área científica da revista, o público-alvo, que tipo de submissões aceita e publica, etc.  

• Como executar no OJS: insira esta informação no campo “Sobre” do OJS (Configurações > Revista > Cabeçalho > Sobre a Revista), em todos os idiomas definidos para a revista. 

Requisito 2 – Data de publicação explícita 

• Como cumprir: não basta ter a periodicidade explícita no Sobre a Revista (ver Requisito 1). É preciso indicar qual(is) a(s) data(s) em que os volumes/números são publicados. Ou seja, é insuficiente dizer que a revista é anual e publicar no dia 31 de dezembro ou que é semestral e publicar os dois volumes/números em dezembro. É necessário informar os leitores e autores em que data a periodicidade é cumprida: se for anual, em que mês se publica, se for semestral, se os volumes/números são publicados no início ou fim do semestre, e assim por diante. 
• Como executar no OJS: insira esta informação no campo “Sobre” do OJS (Configurações > Revista > Cabeçalho > Sobre a Revista), em todos os idiomas definidos para a revista. Adicionalmente, o OJS apresenta a data de publicação de cada edição, a qual é inserida ao publicar. 

Requisito 3 – Descrição de código de ética e guia de boas práticas 

• Como cumprir: no Sobre, as revistas podem inserir um texto próprio ou reutilizar códigos de conduta, desde que sejam apropriados e aceites pela Direção da Revista. Além de ter o código de ética publicado, este deverá ser cumprido. Para saber mais sobre este assunto siga o site da Committee on Publication Ethics (COPE).  
• Como executar no OJS: insira esta informação no campo “Sobre” do OJS (Configurações > Revista > Cabeçalho > Sobre a Revista), em todos os idiomas definidos para a revista. 

Requisito 4 – Números publicados na data de publicação definida (sem atrasos) 

• Como cumprir: para cumprir este requisito, é necessário publicar os volumes/números sempre na data definida para a sua publicação e cumprindo a periodicidade da revista.  

• Como executar no OJS: quando chega a data de publicação, os passos a seguir para publicar um volume/número são: Números > Edições Futuras > Criar número. Preencher os campos necessários, adicionar imagem de capa, se existir, e clicar em “Guardar”. Depois de associar todos os artigos a publicar neste volume/número (Submissões > Etapa Produção > Agendar para Publicação), clicar na seta azul à esquerda do número criado e usar o botão “Publicar Edição”. Ao realizar esta tarefa, a data desse dia ficará gravada como a data de publicação. 

Requisito 5 – Website da revista com os conteúdos atualizados e com os conteúdos traduzidos para inglês 

• Como cumprir: os conteúdos mais importantes a disponibilizar numa revista científica (e que podem ser alterados) são: Instruções aos Autores; Política de Revisão por Pares; Âmbito da revista; Equipa Editorial. Os conteúdos de uma revista científica não podem estar desatualizados, induzindo autores e leitores em erro, portanto, assim que houver alguma informação nova ou alteração de informações existentes, é necessário atualizar o mais breve possível. Estas informações devem ser encontradas num máximo em três cliques.  
• Como executar no OJS:  
  • Âmbito da revista: Configurações > Revista > Cabeçalho > Sobre a Revista; 
  • Equipa Editorial: Configurações > Revista > Cabeçalho > Equipa Editorial; 
  • Instruções aos Autores: Configurações > Fluxo de Trabalho > Submissão > Diretrizes para Autores; 
  • Política de Revisão por Pares: Configurações > Fluxo de Trabalho > Revisão > Instruções para Revisão. Esta informação deve estar também no “Sobre” ou então ser criada uma página específica para este efeito.  

Requisito 6 – Conselho Editorial com larga distribuição geográfica 

• Como cumprir: o Editor/Diretor deve convidar elementos para o Conselho Editorial da revista de outras universidades e de outros países. O ideal é ter sempre mais de metade dos elementos de outros países, mas não é boa prática inserir nomes de elementos sem o seu conhecimento. De notar ainda que o Conselho Editorial deve ser responsável pela revista e ter um papel ativo na revisão por pares e na divulgação da revista.  

• Como executar no OJS: Configurações > Revista > Cabeçalho > Equipa Editorial. Inserir a lista de membros no campo do OJS. 

Requisito 7 – Membros do Conselho Editorial com a respetiva afiliação e contacto/ORCID 

• Como cumprir: aos nomes dos elementos do Conselho Editorial é necessário adicionar a afiliação institucional, país de origem e contacto de e-mail/ORCID de cada elemento. 
• Como executar no OJS: Configurações > Revista > Cabeçalho > Equipa Editorial.  

Requisito 8 – Autores dos artigos publicados com a respetiva afiliação e contacto/ORCID 

• Como cumprir: nos artigos, em todos os formatos de publicação (PDF, HTML, XML e outros), inserir sempre o nome dos autores do artigo junto com a afiliação institucional (nome da instituição e país de origem) e contacto de e-mail/ORCID de cada autor. Colocar esta informação também nos metadados do artigo. 
• Como executar no OJS: se inserir estas informações nos metadados do artigo, na secção do(s) autor(es), no OJS, estas serão disponibilizadas automaticamente na página do artigo. Este campo encontra-se disponível em Submissões > Submissão em questão > Metadados > Lista de Colaboradores. 

Requisito 9 – Autores dos artigos publicados com larga distribuição geográfica (demonstra a atratividade da revista) 

• Como cumprir: a revista deve ser atrativa para autores de todo o mundo e não apenas receber submissões da própria instituição ou do próprio país. Quanto mais artigos de autores externos tiver, mais atrativa é e se tornará. Os membros de Conselho Editorial devem ter um papel ativo na promoção da revista e incentivar os seus pares a submeter artigos para avaliação e publicação. Se possível, tentar sempre publicar pelo menos metade dos artigos de autores externos/estrangeiros. 

Requisito 10 – Títulos, resumos e palavras-chave em dois idiomas, sendo um deles inglês 

• Como cumprir: Para a revista ser atrativa para autores externos e ser aceite por bases de dados, não é obrigatório aceitar só artigos em inglês, pode publicar no idioma do país da revista e em inglês, aceitar vários idiomas, ou outra combinação que os Editores da revista considerem adequada. Para que outros autores considerem publicar na revista e os avaliadores das bases de dados considerarem a qualidade dos artigos para aceitação ou rejeição, é necessário inserir sempre o título, resumo e palavras-chave tanto no idioma original do artigo, como em inglês. A Web of Science e Scopus exigem apenas estes elementos em inglês, mas diversas bases de dados, sobretudo da América Latina, exigem a existência da informação em dois idiomas, sendo um deles o original do artigo. Para responder a todas, a revista deve publicar em dois idiomas, sendo um deles inglês. 
• Como executar no OJS: para estas informações aparecerem sempre na página do artigo (além de estarem presentes no artigo em si), verificar sempre se o autor preencheu os metadados de forma adequada e, caso não tenha feito, preencher/editar os metadados nos idiomas que considerar importantes. Os principais serão sempre o idioma original do artigo e inglês. Submissões > Submissão em questão > Metadados. Verificar o título, o resumo, as palavras-chave. 

Requisito 11 – Referências bibliográficas completas, bem estruturadas e, quando se verifiquem caracteres de outros idiomas, transliterar para caracteres romanos 

• Como cumprir: as referências bibliográficas bem estruturadas refletem o esforço para a qualidade científica que o autor colocou no seu artigo. Estas devem estar sempre em caracteres romanos, uma vez que as bases de dados internacionais se encontram em países do Ocidente, que utilizam o alfabeto romano. Isto significa que as referências bibliográficas que contenham caracteres gregos, cirílicos, chineses, japoneses ou outros têm necessariamente de ser transliterados para caracteres romanos. 

• Como executar no OJS: para verificar se as Referências Bibliográficas estão de acordo com este requisito, aceda a Submissões > Submissão em questão > Metadados > Referências. 

Requisito 12 – Elementos principais da revista facilmente identificáveis, tanto na versão impressa como na versão digital e traduzidos para inglês 

• Como cumprir: os elementos mais importantes de uma revista devem ser identificáveis em, no máximo, três cliques no website da revista. Caso haja revista em formato impresso, os elementos principais da revista deverão estar todos reunidos na ficha técnica. Os elementos principais da revista são: Título da revista, ISSN, Conselho Editorial, Instruções aos Autores, Revisão por Pares. Toda esta informação tem de estar disponível também em inglês, para a revista poder ser avaliada por qualquer base de dados internacional, uma vez que o inglês é considerado o idioma universal e é também o idioma das bases de dados com mais relevo. Deve inserir-se estas informações nos campos específicos do OJS e, se não efetuarem alterações de relevo na disposição dos menus de navegação, aparecerão logo na página de início, nos menus do Sobre a Revista, portanto, em menos do que três cliques. 
• Como executar no OJS: estas informações devem estar presentes na primeira página na revista. No OJS, há campos específicos para os vários conteúdos: 
  • Âmbito da Revista: Configurações > Revista > Cabeçalho > Sobre a Revista; 
  • Equipa Editorial: Configurações > Revista > Cabeçalho > Equipa Editorial; 
  • Instruções aos Autores: Configurações > Fluxo de Trabalho > Submissão > Diretrizes para Autores; 
  • Política de Revisão por Pares:  Configurações > Fluxo de Trabalho > Revisão > Instruções para Revisão. 

Requisito 13 – Elementos principais dos artigos facilmente identificáveis 

• Como cumprir: tal como os elementos principais da revista devem estar facilmente identificáveis, também os elementos do artigo principais devem ser facilmente acessíveis. Na versão digital, o título, nome(s) do(s) autor(es), afiliação institucional, ORCID do(s) autor(es), DOI do artigo, resumo e palavras-chave devem estar na página do artigo. Na versão impressa (ou versão PDF), estes elementos devem constar todos na primeira página. 

• Como executar no OJS: para estes dados constarem na página do artigo, no OJS, é necessário preencher/editar/confirmar todos os metadados na página da submissão, acedendo a Submissões > Submissão em questão > Metadados.  

Requisito 14 – Informação nos artigos relativa à data de submissão e data de aceitação dos artigos 

• Como cumprir: os artigos devem ter a informação da data em que o autor submeteu o artigo e da data em que a revista aceitou o artigo, depois de passar pelo processo de revisão por pares, preferencialmente, tal como os outros elementos principais do artigo, na primeira página. Estes dados são importantes para saber o número de semanas que a Equipa Editorial demora a gerir todo o processo editorial.  
• Como executar no OJS: para verificar estas datas, o Editor pode, a qualquer momento na página da submissão, visualizar todas as datas de todas as ações realizadas durante o processo editorial de um artigo, através de Submissões > Submissão em questão > Histórico Editorial. 

Requisito 15 – Não exceder os 20% de auto-citação (tanto de artigos do próprio autor, como de artigos da própria revista) 

• Como cumprir: muitas bases de dados avaliam a qualidade das revistas científicas com base nas citações dos artigos. Existem várias formas de calcular as citações e a mais conhecida é o Fator de Impacto calculado pela Web of Science. Auto-citação tanto do próprio autor, como entre autores de artigos publicados na revista é uma forma de contornar e tentar, de forma fraudulenta, aumentar o valor do Factor de Impacto da revista. As bases de dados estarão atentas ao excesso de auto-citação logo na avaliação das revistas por este motivo. 

Requisito 16 – Política de acesso bem definida (sugerindo-se as licenças Creative Commons) 

• Como cumprir: tanto leitores como autores devem saber de antemão qual a política de acesso, de direitos de autor e de utilização/reutilização da revista. As Creative Commons são várias licenças públicas reconhecidas internacionalmente, que permitem a distribuição gratuita de uma obra protegida por direitos de autor. Uma licença Creative Commons é usada quando um autor quer dar a outros investigadores o direito de compartilhar, usar e construir sobre um trabalho que ele criou. Para escolher a licença que pretende usar na sua revista, veja as várias existentes aqui: https://creativecommons.org/choose/.  
• Como executar no OJS: depois de decidir a licença que mais se adequa aos trabalhos que publica na sua revista científica, no Open Journal Systems, pode disponibilizar essa informação aos seus leitores e definir que a plataforma insira automaticamente essa licença em todos os artigos publicados. Para tal, aceder a Configurações > Distribuição > Permissões > Licença. Aqui escolha qual das seis combinações das Creative Commons pretende e clique em Guardar.  

A integração em alguns diretórios e bases de dados implica, na maioria das vezes, o esforço da candidatura e manutenção de critérios. Noutros casos, implica igualmente um trabalho suplementar aos responsáveis pelas revistas. Por exemplo, a integração no SciELO implica um processo de marcação suplementar de todos os artigos, marcação JATS-XML SciELO. Já a inclusão no Redalyc implica o uso do formato XML, também de acordo com o standart JATS, mas com algumas diferenças face à proposta do SciELO.   

O conteúdo Requisitos de Indexação VS Políticas e Funcionalidades aparece primeiro em PUB IN.

O webinar de maio tem como objetivo apresentar este serviço. São apresentados os procedimentos e os requisitos para o registo de revistas científicas, bem como as funcionalidades de valor acrescentado. A gravação e a apresentação estão disponíveis para consulta.

O webinar tem com orador André Vieira, colaborador na insfraestrutura OpenAIRE, enquanto membro da equipa do Gabinete de Gestão de Informação Científica, Repositórios e Ciência Aberta da Universidade do Minho.

O conteúdo Registo e Agregação de Revistas Científicas na Infraestrutura Europeia OpenAIRE: Apresentação e Vídeo do Webinar aparece primeiro em PUB IN.

Quais são os critérios de inclusão? 

Tal como é explicado no site, os critérios de inclusão são quatro para as revistas:  

1. ter um ISSN válido, registado no Portal do ISSN; 

2. indicar claramente o conselho editorial; 

3. ter as licenças e políticas, tanto de acesso aberto, como de direitos de autor, facilmente acessíveis online; 

4. permitir o acesso aberto a pelo menos uma versão do artigo (versão submetida, aceite ou publicada). 

Para as editoras, os critérios são: 

1. ter os detalhes de contacto disponíveis; 

2. ter uma política de ética de publicação enunciada de forma clara no website. 

Os editores que pretendam ser incluídos devem em primeiro lugar assegurar que cumprem os critérios anteriormente mencionados. É igualmente importante ter as políticas de acesso aberto bem definidas. Essas mesmas políticas devem ser explícitas no website da editora/revista. 

O que definir na política a reportar?  

Definir as opções para disponibilização em acesso aberto de cada versão dos manuscritos (versão submetida, versão aceite e versão publicada), procurando responder às seguintes questões: 

1. Que versão(ões) pode(m) ser disponibilizada(s) em acesso aberto?  

2. Deverá ser paga uma taxa para disponibilizar em acesso aberto? 

3. Há um período (embargo) durante o qual a versão não pode ser disponibilizada em acesso aberto? Se sim, de quanto tempo?  

4. Há algum pré-requisito para que a publicação possa ser disponibilizada (associado a financiadores, temáticas ou da editora)?  

5. Qual é a licença associada? 

6. A quem  pertencem os direitos de autor? 

7. Onde e que versão pode ser disponibilizada (site pessoal, repositório institucional, qualquer website, repositório de preprints…)? 

8. Quais as condições para disponibilizar esta versão (a fonte/publicação ser mencionada, ser referido o DOI..)? 

9. A editora deposita o documento em alguma plataforma (por exemplo, PubMed Central)? 

Cada versão do manuscrito pode ter critérios diferentes. 

Pode ser útil, consultar as políticas definidas por outras revistas. As revistas portuguesas podem ser encontradas aqui. Pode ser encontrada outra informação relevante, no espaço de apoio do site. 

Como submeter?

Completar o formulário de contacto.  

O conteúdo Registo de políticas de auto-arquivo e de direitos de autor no Sherpa Romeo aparece primeiro em PUB IN.

A apresentação desta plataforma, o processo de candidatura e, em particular, os critérios de inclusão foram o foco do webinar de 11 janeiro de 2023 do Pub IN. A gravação e a apresentação estão disponíveis para consulta.

O webinar tem como oradora Rita Gonçalves, bibliotecária nos Serviços de Biblioteca, Informação Documental e Museologia da Universidade de Aveiro, tendo como base a sua experiência na gestão e helpdesk dos sistemas de informação da plataforma de alojamento de revistas científicas e académicas (PROA-UA).

O conteúdo DOAJ e Acesso Aberto de Qualidade: Apresentação e Vídeo do Webinar aparece primeiro em PUB IN.

Para tal, deve em primeiro lugar, entrar no site da DataCite (https://doi.datacite.org), com as suas credenciais, fornecidas pela equipa SciELO ou DOI. 

Depois de entrar, no lado esquerdo, clique na opção DOIs e depois em “Create (Form)”. 

O formulário contém metadados obrigatórios e recomendados definidos pela DataCite para preenchimento. Para registar um DOI apenas necessita de preencher os campos obrigatórios, mas quanto mais informação associar ao registo melhor. Alguns dos campos poderão ser editados mais tarde na plataforma. 

Preenchimento de Metadados Obrigatórios 

No formulário coloque o sufixo que pretende atribuir ou aceite a sugestão automática fornecida pelo sistema. O sufixo deve ser sempre um valor único associado a um registo! 

De seguida, selecione uma das opções disponíveis: Draft, Registered ou Findable. 

Para gerar um DOI que não está ainda associado a um trabalho publicado (quer seja no website da revista ou no Scielo), pode usar esta opção DRAFT e mais tarde atualizar o URL e passar para Registered ou Findable.  

A opção REGISTERED permite registar o DOI, sendo que para tal deverá já ter uma ligação (URL) para a página do registo (quer seja no website ou no SciELO). 

A opção FINDABLE permite registar o DOI mas também disponibilizá-lo no motor de pesquisa da DATACITE. 

Depois de escolher uma das opções do estado do DOI, indique qual o endereço que lhe está associado.  

De seguida, insira os nomes e/ou identificadores (ORCID) dos autores ou dos criadores do objeto e as suas afiliações (ou identificadores ROR). Se colocar um identificador ORCID, os campos abaixo serão preenchidos automaticamente com a informação que cada autor possui no ORCID. Deverá colocar os dados de todos os autores do trabalho.  
 

Posteriormente, preencha o título do objeto, idioma, o ano de publicação, editora e escolha da lista o tipo de recurso. Tem um segundo campo de tipo de recurso opcional que pode preencher caso considere que é necessário especificar melhor o tipo de recurso que se encontra a atribuir DOI. 

Além dos campos obrigatórios, preencha, sempre que possível, a informação opcional seguinte, pois quanto mais pormenor indicar, mais fácil será a sua recuperação e mais rica é a descrição do trabalho. Como este processo é efetuado apenas uma vez, convém que fique já o mais completo possível! 

Tudo o que introduzir nos vários campos, poderá apresentar duas cores: caso apresente a cor verde, significa que está tudo correto e pode seguir e clicar em “Create DOI”.  

Caso apresente a cor laranja, significa que existem erros que necessita corrigir antes de terminar este processo. 

Cada formulário que preencher, atribuirá um DOI a um objeto digital. Terá que repetir este processo para todos os DOI’s que pretender atribuir. 

O projeto PUB In disponibiliza documentação sobre a Configuração do Plugin da DataCite no OJS e a Atribuição de DOI’s no OJS.

O conteúdo Atribuição Manual de DOI’s na DataCite aparece primeiro em PUB IN.