Requisitos de Indexação VS Políticas e Funcionalidades

A indexação das revistas em bases de dados ou diretórios implica o cumprimento de um conjunto de requisitos, que variam de indexador para indexador. Alguns destes requisitos podem ser cumpridos através do uso de funcionalidades do Open Journal Systems (OJS), como veremos de seguida. Na Tabela 1, são apresentados alguns dos requisitos por base de dados e diretórios, apresentando-se, de seguida, sugestões para o seu cumprimento. 

	Web of Science	Scopus	SciELO	ERIH Plus	PubMED	Redib	Redalyc	Latindex
R1 – Âmbito e política editorial	X	X	X			X	X	X
R2 – Data de publicação explícita	X		X		X	X	X	X
R3 – Código de ética e guia de boas práticas	X	X	X				X	X
R4 – Pontualidade	X	X	X			X	X	X
R5 – Atualização do website da revista	X	X	X		X		X	X
R6 – Conselho Editorial com distribuição geográfica	X	X			X	X	X	X
R7 – Conselho Editorial com afiliação e contacto e/ou ORCID	X		X	X	X		X	X
R8 – Autores com afiliação e contacto e/ou ORCID	X		X	X	X	X	X	X
R9 – Autores com distribuição geográfica		X	X	X	X	X	X	X
R10 – Títulos, resumos e palavras-chave em dois idiomas, sendo um deles inglês	X	X	X	X		X	X	X
R11 – Referências bibliográficas completas com caracteres romanos	X	X	X	X				X
R12 – Elementos principais da revista visíveis	X
R13 – Elementos principais do artigo visíveis						X	X	X
R14 – Data de submissão e aceitação			X			X	X	X
R15 – Máximo 20% de auto-citação	X	X
R16 – Política de acesso			X			X	X	X

Requisito 1 –  Âmbito e política editorial bem definidos (o âmbito não é necessário ser muito lato, uma vez que revistas mais regionais responderão a um nicho de mercado que faz com que sejam mais apelativas e assim mais facilmente aceites) 

• Como cumprir: escreva um texto bem elaborado e específico, que não deixe dúvidas aos leitores, com a área científica da revista, o público-alvo, que tipo de submissões aceita e publica, etc.  

• Como executar no OJS: insira esta informação no campo “Sobre” do OJS (Configurações > Revista > Cabeçalho > Sobre a Revista), em todos os idiomas definidos para a revista. 

Requisito 2 – Data de publicação explícita 

• Como cumprir: não basta ter a periodicidade explícita no Sobre a Revista (ver Requisito 1). É preciso indicar qual(is) a(s) data(s) em que os volumes/números são publicados. Ou seja, é insuficiente dizer que a revista é anual e publicar no dia 31 de dezembro ou que é semestral e publicar os dois volumes/números em dezembro. É necessário informar os leitores e autores em que data a periodicidade é cumprida: se for anual, em que mês se publica, se for semestral, se os volumes/números são publicados no início ou fim do semestre, e assim por diante. 
• Como executar no OJS: insira esta informação no campo “Sobre” do OJS (Configurações > Revista > Cabeçalho > Sobre a Revista), em todos os idiomas definidos para a revista. Adicionalmente, o OJS apresenta a data de publicação de cada edição, a qual é inserida ao publicar. 

Requisito 3 – Descrição de código de ética e guia de boas práticas 

• Como cumprir: no Sobre, as revistas podem inserir um texto próprio ou reutilizar códigos de conduta, desde que sejam apropriados e aceites pela Direção da Revista. Além de ter o código de ética publicado, este deverá ser cumprido. Para saber mais sobre este assunto siga o site da Committee on Publication Ethics (COPE).  
• Como executar no OJS: insira esta informação no campo “Sobre” do OJS (Configurações > Revista > Cabeçalho > Sobre a Revista), em todos os idiomas definidos para a revista. 

Requisito 4 – Números publicados na data de publicação definida (sem atrasos) 

• Como cumprir: para cumprir este requisito, é necessário publicar os volumes/números sempre na data definida para a sua publicação e cumprindo a periodicidade da revista.  

• Como executar no OJS: quando chega a data de publicação, os passos a seguir para publicar um volume/número são: Números > Edições Futuras > Criar número. Preencher os campos necessários, adicionar imagem de capa, se existir, e clicar em “Guardar”. Depois de associar todos os artigos a publicar neste volume/número (Submissões > Etapa Produção > Agendar para Publicação), clicar na seta azul à esquerda do número criado e usar o botão “Publicar Edição”. Ao realizar esta tarefa, a data desse dia ficará gravada como a data de publicação. 

Requisito 5 – Website da revista com os conteúdos atualizados e com os conteúdos traduzidos para inglês 

• Como cumprir: os conteúdos mais importantes a disponibilizar numa revista científica (e que podem ser alterados) são: Instruções aos Autores; Política de Revisão por Pares; Âmbito da revista; Equipa Editorial. Os conteúdos de uma revista científica não podem estar desatualizados, induzindo autores e leitores em erro, portanto, assim que houver alguma informação nova ou alteração de informações existentes, é necessário atualizar o mais breve possível. Estas informações devem ser encontradas num máximo em três cliques.  
• Como executar no OJS:  
  • Âmbito da revista: Configurações > Revista > Cabeçalho > Sobre a Revista; 
  • Equipa Editorial: Configurações > Revista > Cabeçalho > Equipa Editorial; 
  • Instruções aos Autores: Configurações > Fluxo de Trabalho > Submissão > Diretrizes para Autores; 
  • Política de Revisão por Pares: Configurações > Fluxo de Trabalho > Revisão > Instruções para Revisão. Esta informação deve estar também no “Sobre” ou então ser criada uma página específica para este efeito.  

Requisito 6 – Conselho Editorial com larga distribuição geográfica 

• Como cumprir: o Editor/Diretor deve convidar elementos para o Conselho Editorial da revista de outras universidades e de outros países. O ideal é ter sempre mais de metade dos elementos de outros países, mas não é boa prática inserir nomes de elementos sem o seu conhecimento. De notar ainda que o Conselho Editorial deve ser responsável pela revista e ter um papel ativo na revisão por pares e na divulgação da revista.  

• Como executar no OJS: Configurações > Revista > Cabeçalho > Equipa Editorial. Inserir a lista de membros no campo do OJS. 

Requisito 7 – Membros do Conselho Editorial com a respetiva afiliação e contacto/ORCID 

• Como cumprir: aos nomes dos elementos do Conselho Editorial é necessário adicionar a afiliação institucional, país de origem e contacto de e-mail/ORCID de cada elemento. 
• Como executar no OJS: Configurações > Revista > Cabeçalho > Equipa Editorial.  

Requisito 8 – Autores dos artigos publicados com a respetiva afiliação e contacto/ORCID 

• Como cumprir: nos artigos, em todos os formatos de publicação (PDF, HTML, XML e outros), inserir sempre o nome dos autores do artigo junto com a afiliação institucional (nome da instituição e país de origem) e contacto de e-mail/ORCID de cada autor. Colocar esta informação também nos metadados do artigo. 
• Como executar no OJS: se inserir estas informações nos metadados do artigo, na secção do(s) autor(es), no OJS, estas serão disponibilizadas automaticamente na página do artigo. Este campo encontra-se disponível em Submissões > Submissão em questão > Metadados > Lista de Colaboradores. 

Requisito 9 – Autores dos artigos publicados com larga distribuição geográfica (demonstra a atratividade da revista) 

• Como cumprir: a revista deve ser atrativa para autores de todo o mundo e não apenas receber submissões da própria instituição ou do próprio país. Quanto mais artigos de autores externos tiver, mais atrativa é e se tornará. Os membros de Conselho Editorial devem ter um papel ativo na promoção da revista e incentivar os seus pares a submeter artigos para avaliação e publicação. Se possível, tentar sempre publicar pelo menos metade dos artigos de autores externos/estrangeiros. 

Requisito 10 – Títulos, resumos e palavras-chave em dois idiomas, sendo um deles inglês 

• Como cumprir: Para a revista ser atrativa para autores externos e ser aceite por bases de dados, não é obrigatório aceitar só artigos em inglês, pode publicar no idioma do país da revista e em inglês, aceitar vários idiomas, ou outra combinação que os Editores da revista considerem adequada. Para que outros autores considerem publicar na revista e os avaliadores das bases de dados considerarem a qualidade dos artigos para aceitação ou rejeição, é necessário inserir sempre o título, resumo e palavras-chave tanto no idioma original do artigo, como em inglês. A Web of Science e Scopus exigem apenas estes elementos em inglês, mas diversas bases de dados, sobretudo da América Latina, exigem a existência da informação em dois idiomas, sendo um deles o original do artigo. Para responder a todas, a revista deve publicar em dois idiomas, sendo um deles inglês. 
• Como executar no OJS: para estas informações aparecerem sempre na página do artigo (além de estarem presentes no artigo em si), verificar sempre se o autor preencheu os metadados de forma adequada e, caso não tenha feito, preencher/editar os metadados nos idiomas que considerar importantes. Os principais serão sempre o idioma original do artigo e inglês. Submissões > Submissão em questão > Metadados. Verificar o título, o resumo, as palavras-chave. 

Requisito 11 – Referências bibliográficas completas, bem estruturadas e, quando se verifiquem caracteres de outros idiomas, transliterar para caracteres romanos 

• Como cumprir: as referências bibliográficas bem estruturadas refletem o esforço para a qualidade científica que o autor colocou no seu artigo. Estas devem estar sempre em caracteres romanos, uma vez que as bases de dados internacionais se encontram em países do Ocidente, que utilizam o alfabeto romano. Isto significa que as referências bibliográficas que contenham caracteres gregos, cirílicos, chineses, japoneses ou outros têm necessariamente de ser transliterados para caracteres romanos. 

• Como executar no OJS: para verificar se as Referências Bibliográficas estão de acordo com este requisito, aceda a Submissões > Submissão em questão > Metadados > Referências. 

Requisito 12 – Elementos principais da revista facilmente identificáveis, tanto na versão impressa como na versão digital e traduzidos para inglês 

• Como cumprir: os elementos mais importantes de uma revista devem ser identificáveis em, no máximo, três cliques no website da revista. Caso haja revista em formato impresso, os elementos principais da revista deverão estar todos reunidos na ficha técnica. Os elementos principais da revista são: Título da revista, ISSN, Conselho Editorial, Instruções aos Autores, Revisão por Pares. Toda esta informação tem de estar disponível também em inglês, para a revista poder ser avaliada por qualquer base de dados internacional, uma vez que o inglês é considerado o idioma universal e é também o idioma das bases de dados com mais relevo. Deve inserir-se estas informações nos campos específicos do OJS e, se não efetuarem alterações de relevo na disposição dos menus de navegação, aparecerão logo na página de início, nos menus do Sobre a Revista, portanto, em menos do que três cliques. 
• Como executar no OJS: estas informações devem estar presentes na primeira página na revista. No OJS, há campos específicos para os vários conteúdos: 
  • Âmbito da Revista: Configurações > Revista > Cabeçalho > Sobre a Revista; 
  • Equipa Editorial: Configurações > Revista > Cabeçalho > Equipa Editorial; 
  • Instruções aos Autores: Configurações > Fluxo de Trabalho > Submissão > Diretrizes para Autores; 
  • Política de Revisão por Pares:  Configurações > Fluxo de Trabalho > Revisão > Instruções para Revisão. 

Requisito 13 – Elementos principais dos artigos facilmente identificáveis 

• Como cumprir: tal como os elementos principais da revista devem estar facilmente identificáveis, também os elementos do artigo principais devem ser facilmente acessíveis. Na versão digital, o título, nome(s) do(s) autor(es), afiliação institucional, ORCID do(s) autor(es), DOI do artigo, resumo e palavras-chave devem estar na página do artigo. Na versão impressa (ou versão PDF), estes elementos devem constar todos na primeira página. 

• Como executar no OJS: para estes dados constarem na página do artigo, no OJS, é necessário preencher/editar/confirmar todos os metadados na página da submissão, acedendo a Submissões > Submissão em questão > Metadados.  

Requisito 14 – Informação nos artigos relativa à data de submissão e data de aceitação dos artigos 

• Como cumprir: os artigos devem ter a informação da data em que o autor submeteu o artigo e da data em que a revista aceitou o artigo, depois de passar pelo processo de revisão por pares, preferencialmente, tal como os outros elementos principais do artigo, na primeira página. Estes dados são importantes para saber o número de semanas que a Equipa Editorial demora a gerir todo o processo editorial.  
• Como executar no OJS: para verificar estas datas, o Editor pode, a qualquer momento na página da submissão, visualizar todas as datas de todas as ações realizadas durante o processo editorial de um artigo, através de Submissões > Submissão em questão > Histórico Editorial. 

Requisito 15 – Não exceder os 20% de auto-citação (tanto de artigos do próprio autor, como de artigos da própria revista) 

• Como cumprir: muitas bases de dados avaliam a qualidade das revistas científicas com base nas citações dos artigos. Existem várias formas de calcular as citações e a mais conhecida é o Fator de Impacto calculado pela Web of Science. Auto-citação tanto do próprio autor, como entre autores de artigos publicados na revista é uma forma de contornar e tentar, de forma fraudulenta, aumentar o valor do Factor de Impacto da revista. As bases de dados estarão atentas ao excesso de auto-citação logo na avaliação das revistas por este motivo. 

Requisito 16 – Política de acesso bem definida (sugerindo-se as licenças Creative Commons) 

• Como cumprir: tanto leitores como autores devem saber de antemão qual a política de acesso, de direitos de autor e de utilização/reutilização da revista. As Creative Commons são várias licenças públicas reconhecidas internacionalmente, que permitem a distribuição gratuita de uma obra protegida por direitos de autor. Uma licença Creative Commons é usada quando um autor quer dar a outros investigadores o direito de compartilhar, usar e construir sobre um trabalho que ele criou. Para escolher a licença que pretende usar na sua revista, veja as várias existentes aqui: https://creativecommons.org/choose/.  
• Como executar no OJS: depois de decidir a licença que mais se adequa aos trabalhos que publica na sua revista científica, no Open Journal Systems, pode disponibilizar essa informação aos seus leitores e definir que a plataforma insira automaticamente essa licença em todos os artigos publicados. Para tal, aceder a Configurações > Distribuição > Permissões > Licença. Aqui escolha qual das seis combinações das Creative Commons pretende e clique em Guardar.  

A integração em alguns diretórios e bases de dados implica, na maioria das vezes, o esforço da candidatura e manutenção de critérios. Noutros casos, implica igualmente um trabalho suplementar aos responsáveis pelas revistas. Por exemplo, a integração no SciELO implica um processo de marcação suplementar de todos os artigos, marcação JATS-XML SciELO. Já a inclusão no Redalyc implica o uso do formato XML, também de acordo com o standart JATS, mas com algumas diferenças face à proposta do SciELO.